1. Vì sao nguồn gốc hàng hóa là yếu tố cần ưu tiên kiểm soát?
Nhiều hộ kinh doanh trên sàn TMĐT tập trung vào bán hàng và marketing nhưng lại bỏ qua yếu tố pháp lý của hàng hóa. Tuy nhiên:
- Từ năm 2025, các sàn TMĐT như Shopee, TikTok Shop có thể yêu cầu người bán cung cấp chứng từ chứng minh nguồn hàng nếu có dấu hiệu bất thường hoặc khiếu nại.
- Với các mặt hàng đặc thù như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, sách, thiết bị điện tử... nhà bán cần chứng minh rõ tính hợp pháp khi được yêu cầu đối soát.
Nếu không cung cấp được chứng từ hợp lệ, hộ kinh doanh có thể bị:
- Tạm khóa gian hàng hoặc gỡ sản phẩm
- Có nguy cơ bị cơ quan quản lý tiến thành thanh-kiểm tra và tịch thu hàng hóa sai phạm
- Phạt hành chính theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP
2. Phân loại nguồn hàng theo mức độ hợp pháp và rủi ro
| Loại hàng hóa | Hợp pháp? | Rủi ro pháp lý | Yêu cầu chứng từ |
|---|---|---|---|
| Hàng nhập khẩu chính ngạch | ✅ Có | Thấp nếu đủ tờ khai và hóa đơn | Tờ khai HQ, hóa đơn GTGT |
| Hàng nội địa có hóa đơn | ✅ Có | Thấp nếu hóa đơn hợp lệ | Hóa đơn điện tử/hóa đơn GTGT |
| Hàng xách tay cá nhân | ❌ Không | Không được công nhận hợp pháp | Không có hóa đơn đầu vào |
| Hàng tiểu ngạch, không rõ nguồn | ❌ Không | Rủi ro cao, dễ bị truy thu | Không có chứng từ hợp lệ |
| Hàng ký gửi không hợp đồng | ❌ Không | Không chứng minh được quyền sở hữu | Không có giấy tờ hợp lệ |
3. Không có hóa đơn đầu vào: Những hệ quả cần lường trước
Nếu hộ kinh doanh nhập hàng mà không có hóa đơn hợp lệ, có thể gặp các vấn đề sau:
- Không thể xuất hóa đơn đầu ra theo quy định
- Không có căn cứ chứng minh tính hợp pháp khi bị kiểm tra
- Bị tịch thu toàn bộ sản phẩm không có chứng từ hợp pháp.
Theo Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu ra chỉ được phát hành hợp lệ nếu có chứng từ gốc đi kèm.
4. Gợi ý giải pháp giúp chuẩn hóa nguồn hàng và chứng từ
Đối với hàng hóa có nguy cơ rủi ro:
- Ưu tiên làm việc với nhà cung cấp có thể phát hành hóa đơn hợp lệ
- Nếu là hàng tự sản xuất hoặc đặt OEM: đăng ký mẫu mã, thương hiệu, phát hành hóa đơn đầu ra
- Tránh gom hàng từ nhiều nguồn không rõ ràng hoặc sử dụng tài khoản cá nhân trong thanh toán
Với mặt hàng có điều kiện (mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, điện tử...):
- Đăng ký công bố sản phẩm theo quy định pháp luật
- Có giấy tờ kiểm nghiệm, giấy chứng nhận hợp lệ (với thiết bị)
Về quản lý chứng từ:
- Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao trên nền tảng số (Drive, OneDrive...)
- Kết nối với phần mềm bán hàng (MISA, KiotViet, Sapo...) để đồng bộ số liệu
- Định kỳ kiểm kê kho để đảm bảo số liệu khớp với sổ sách
✅ Kết luận & hành động đề xuất
"Tuân thủ pháp lý trong khâu nhập hàng là nền tảng để hộ kinh doanh vận hành bền vững – nhất là khi cơ quan thuế và sàn TMĐT đang siết quản lý dữ liệu giao dịch."
📌 Hãy rà soát lại toàn bộ nhà cung cấp hiện tại và chuẩn hóa việc lưu trữ hóa đơn ngay từ hôm nay.
👉 Đặt lịch tư vấn cùng chuyên gia pháp lý & thuế TMĐT của PKN tại đây!
👀 Bài tiếp theo...
Hướng dẫn mở tài khoản ngân hàng cho hộ kinh doanh & tách bạch dòng tiền đúng luật.
Bài viết sẽ hướng dẫn cách mở tài khoản đúng quy định, phân loại dòng tiền cá nhân – kinh doanh rõ ràng, từ đó giúp nhà bán hàng dễ kê khai thuế, tăng tính minh bạch và hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu.
📬 Đăng ký nhận các bài viết tiếp theo qua email!
Chuỗi bài viết "Chuẩn hóa sổ sách – An tâm kinh doanh 2025" sẽ được đăng tải định kỳ, chia sẻ từng bước giúp hộ kinh doanh/cá nhân TMĐT vận hành bài bản – không lo rủi ro về thuế.
📩 Đăng ký email của bạn để:
- Nhận thông báo bài viết mới ngay khi phát hành
- Nhận ngay tài liệu "Sổ tay kiểm tra tính hợp pháp nguồn hàng TMĐT"
- Hoàn toàn miễn phí – Không spam – Bỏ theo dõi bất kỳ lúc nào
👇 Đăng ký nhận bài viết và tải sổ tay tại đây