1. Những loại chứng từ bắt buộc phải lưu khi bán TMĐT
| Loại tài liệu | Mục đích | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hóa đơn đầu vào | Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm / dịch vụ | Phải là HĐĐT hợp lệ, bảng kê mua hàng |
| Hóa đơn đầu ra | Hợp pháp hóa doanh thu | Phải lập đúng thời điểm, đầy đủ dữ liệu |
| Hợp đồng mua bán, OEM, ký gửi | Chứng minh nguồn hàng | Ký rõ ràng, có dấu hoặc xác nhận 2 bên |
| Tờ khai hải quan | Hàng nhập khẩu | Có tờ khai + hóa đơn GTGT tương ứng |
| Phiếu thu/chi, sao kê | Chứng minh dòng tiền | Gắn với TK hộ KD, không dùng TK cá nhân |
| Chứng từ góp – rút vốn | Hợp pháp hóa luồng tiền chủ shop | Có bảng kê + chuyển khoản rõ ràng |
2. Rủi ro nếu không lưu đầy đủ và đúng định dạng
- Không chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm / dịch vụ
- Bị nghi ngờ trốn thuế → bị ấn định doanh thu theo ước tính
- Thiếu hợp đồng/hóa đơn gốc → bị khóa gian hàng từ sàn
- Không thể chứng minh quyền sở hữu thương hiệu → rủi ro pháp lý/quản trị
- Bị xử phạt hành chính khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất (Thông tư 32/2025/TT-BTC, NĐ 125/2020/NĐ-CP…)
3. Hướng dẫn lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tra cứu
📁 Nguyên tắc lưu trữ:
- Tạo thư mục theo năm > quý > loại chứng từ (Hóa đơn, Hợp đồng, Khoản chi…)
- Đặt tên file theo cấu trúc chuẩn: YYYYMMDD_LoaiChungTu_TenDoiTac_SoTien.pdf
- Mỗi file cần có định dạng chuẩn (PDF, XML) và có bản scan/hình ảnh đối chiếu
- Có bản sao lưu dự phòng trên cloud (Google Drive, OneDrive, Notion…)
📌 Gợi ý cấu trúc thư mục:
/ChungTu_2025 /01_HoaDonDauVao /02_HoaDonDauRa /03_HopDongMuaBan /04_PhiếuThuChi /05_TonKho & BienBan /06_GopRutVon
🧾 Công cụ hỗ trợ:
- Google Drive (chia quyền theo nhân sự phụ trách)
- Notion / Coda (tạo database tìm kiếm theo mã đơn / mã thuế / đối tác)
- Các phần mềm kế toán có module lưu chứng từ (MISA, Odoo, Fast…)
✅ Kết luận & hành động đề xuất
“Cửa hàng mạnh không chỉ có doanh số cao – mà còn có hồ sơ chuẩn.”
📌 Hãy bắt đầu thiết lập hệ thống lưu chứng từ ngay từ tháng này, đặc biệt nếu bạn đang chuẩn bị quyết toán thuế.
👉 Đặt lịch tư vấn 1:1 với chuyên gia kế toán PKN tại đây!
👀 Bài tiếp theo...
Làm sao để biết shop bạn đang lãi thật hay chỉ lãi ảo?
Bạn sẽ học cách xác định đúng chi phí, phân tích báo cáo và tránh “sổ sách đẹp nhưng tài khoản cạn tiền”.
📬 Đăng ký nhận các bài viết tiếp theo qua email!
Chuỗi bài viết "Chuẩn hóa sổ sách – An tâm kinh doanh 2025" sẽ được đăng tải định kỳ, chia sẻ từng bước giúp hộ kinh doanh/cá nhân TMĐT vận hành bài bản – không lo rủi ro về thuế.
📩 Đăng ký email của bạn để:
- Nhận thông báo bài viết mới ngay khi phát hành
- Nhận ngay tài liệu "Hướng dẫn lưu trữ chứng từ TMĐT chuẩn"
- Hoàn toàn miễn phí – Không spam – Bỏ theo dõi bất kỳ lúc nào
👇 Đăng ký nhận bài viết và tải tài liệu tại đây!